Kassensystem für Hotellerie und Gastronomie

Die Kasse in der Gastronomie steht heute für eine große Vielfalt verschiedener Systeme: Von der Kellnerbörse, über die offene Ladenkasse, also die einfache Geldschublade, über stationäre PC-Systeme mit oder ohne Handgeräte, bis hin zu modernen Tablet-PC-basierten Kassen. Die Bandbreite ist enorm und macht die Entscheidung für das richtige Kassensystem nicht einfach. Außerdem müssen Kassen gesetzliche Anforderungen erfüllen. Moderne Kassensysteme sind ferner weit mehr als technische Geräte, mit denen Gäste abgerechnet und in denen die Umsätze zwischengelagert werden. Richtig eingesetzt, wird die Kasse von heute zu einem Instrument, das die betriebswirtschaftliche Steuerung von Restaurants und die Abläufe in den Gaststuben erheblich vereinfachen kann. Zwei Drittel der Gastronomen in Baden-Württemberg arbeitet bereits mit einer elektronischen Kasse. Jeder fünfte Wirt plant zeitnah Investitionen in diesem Bereich, wie eine aktuelle Umfrage des DEHOGA belegt.

In Deutschland gilt keine allgemeine Kassenpflicht und diese wird auch nach derzeitigem Stand der Dinge nicht kommen. Theoretisch können Gastronomen also eine sogenannte „offene Ladenkasse“ verwenden. Verwenden Gastronomen allerdings eine elektronische Kasse, muss diese den gesetzlichen Anforderungen genügen und zum Beispiel seit Beginn des Jahres 2017 jeden Verkauf oder Vorgang im Detail einzeln aufzeichnen. Diese Aufzeichnungen müssen dem Finanzprüfer jederzeit in elektronischer Form übergeben werden können. Wer derzeit noch eine alte Registrierkasse verwendet, die den Anforderungen nicht genügt, sollte handeln! Ende des Jahres 2016 ist die gesetzliche Übergangsfrist abgelaufen. Gastronomen, die über eine neue Kasse nachdenken, müssen aber auch in die Zukunft blicken. Denn ab dem 1. Januar 2020 müssen Unternehmer, die mit Kassen arbeiten, zertifizierte, technische Sicherheitsstandards erfüllen, die eine Manipulation unmöglich machen. Da viele moderne Kassensysteme problemlos aufrüstbar sein werden, sollten sich Wirte bei den Anbietern entsprechend informieren, bevor sie sich für ein System entscheiden.

Moderne Kassensysteme bestehen aus mehreren Komponenten: Neben der

• Software, sprich dem Kassenprogramm, gibt es die
• Hardware, also die Recheneinheit,
• ein Display,
• Eingabegeräte,
• Bon-Drucker und
• Kassenlade.

Hinzukommen können noch Geräte wie

• Scanner,
• Kartenlesegerät,
• Kundendisplay und
• tragbare Geräte zum Funkbonieren (Handhelds).

Heute dominieren vielfach die stationären Kassensysteme, oft PC-basiert, den Markt und sind auch in der Funktionstiefe mit führend. Diese Kassen, mit Lebenszyklen von mindestens sieben Jahren, haben in der Anschaffung und beim nachgelagerten Kundendienst ihren Preis. Auch die Hersteller von stationären Kassensystemen zeigen sich offen für Neuerungen. Viele Anbieter kombinieren die herkömmliche Kasse mit Handgeräten, die den Mitarbeitern die Aufnahme der Bestellungen und das Abkassieren der Gäste erleichtern soll. Richtig Bewegung ist in den letzten Jahren in den Markt gekommen. Immer mehr Gastronomen nutzen sogenannte Cloud-basierte Kassensysteme, bei denen Tablet-PCs als stationäre Kassen und Mobilfunkgeräte oder iPods zum Funkbonieren eingesetzt werden. Diese Systeme sind in der Anschaffung wesentlich günstiger als die großen stationären Systeme, oft in kürzester Zeit einsatzbereit und ohne lange Schulungen startklar. Die neuen Systeme, die zum Teil vollwertige Kassen mit allen Funktionen wie Bonieren, Bezahlen, Storno, Tisch-Splitting, Zwischenbon, Tagesabschluss, etc. ersetzen können, finden sich inzwischen tausendfach in der Gastronomie wieder.

Der Vorteil der modernen  App- und Cloud-basierten Systeme liegt nicht nur bei den geringen Anschaffungskosten. Die Software lässt sich ferner mit einfachen Updates, die über das Internet installiert werden, immer wieder auf den neuesten Stand bringen. Darüber hinaus sind bei solchen, wie auch bei vielen herkömmlichen Kassensystemen weitere Funktionen, wie Möglichkeiten zur gesetzeskonformen Erfassung der Arbeitszeiten bereits enthalten. Ferner werden oftmals schon technische Verbindungen zu anderen Anbietern (Tischreservierung, Online-Bezahlung, Personalplanung usw.) mit zur Verfügung gestellt. Schließlich bieten einige der Cloud-basierten Systeme die Möglichkeit, betriebswirtschaftliche Auswertungen jederzeit und von jedem Ort aus vorzunehmen. Ein wesentliches Erfordernis: Es gibt Tablet-Systeme, bei denen ein jederzeit funktionsfähiges Internet im Betrieb empfehlenswert ist, damit sich die Geräte untereinander reibungslos synchronisieren können. Andere Anbieter setzen auf die stabile Synchronisation der Geräte über das WLAN des Betriebes und benötigen keine ständige Internetverbindung.

Das Funkbonieren gehört zu den wichtigsten Funktionen eines modernen Kassensystems. Hier zeigt sich ganz klar die Stärke der neuen Systeme, die die Laufwege der Mitarbeiter erheblich verkürzen. So bleibt mehr Zeit für persönliche Gastfreundschaft, die Möglichkeit zur individuellen Betreuung der Gäste und die Chance zum aktiven Zusatzverkauf. War das mobile Bestellen vormals nur für Betriebe mit großen Budgets und einer hohen Investitionsbereitschaft möglich, machen iPad-Kassensysteme Funkbonieren für alle Gastronomen erschwinglich. Die modernen Geräte ermöglichen zudem auch die mobile Kartenzahlung direkt am Tisch. Rechnungen oder Zahlungsbelege werden drahtlos per Funk am nächstgelegenen Bon- oder Rechnungsdrucker oder sogar über den Gürteldrucker des Kellners erstellt. Auch die herkömmlichen Kassensysteme bieten diese Funktionen zum Teil an.

Welches Kassensystem für den jeweiligen Betrieb genutzt werden kann, entscheiden immer die spezifischen Gegebenheiten vor Ort. Der Gastronom hat die Wahl zwischen einer hohen Anfangsinvestition oder entscheidet sich bei den Tablet-Kassensystemen für ein monatliches Abo-Modell, das es natürlich auch nicht umsonst gibt. Unabhängig von der Größe des Betriebes, ist es aber für jeden Wirt unerlässlich ein gesetzeskonformes Kassensystem zu nutzen.

• Welches Kassensystem benötigt der Betrieb?
• Reicht eine Kasse an einem festen Ort?
• Wird eine permanente Internetverbindung benötigt. Ist die Kasse auch ohne Internetzugang voll funktionsfähig?
• Werden grafische Tischpläne benötigt?
• Können mit einem mobilen System Arbeitsabläufe vereinfacht werden (Funkbonieren)?
• Können mit Bondruckern Arbeitsabläufe vereinfacht werden?
• Ist mit der Kasse die Kartenzahlung, vielleicht sogar direkt am Tisch, möglich?
• Soll die Kasse weitere Funktionen gleich miterfüllen (Gutscheine, Arbeitszeitdokumentation, Personalplanung, betriebswirtschaftliche Dokumentation)?
• Gibt es Schnittstellen zu weiteren Systemen im Unternehmen (Warenwirtschaft, Property Management System (POS), Schankanlage)
• Erfüllt die Kasse alle aktuellen gesetzlichen Bestimmungen?
• Lassen sich zukünftige Anforderungen des Gesetzgebers mit einem Update erfüllen?
• Deck mein vorhandenes WLAN alle Bereiche meines Restaurants und Terrasse gut ab?