Der Markt der Personalplanungssysteme für Hotels und Restaurants ist in den letzten Jahren geradezu explodiert. Dutzende Anbieter tummeln sich in diesem Segment und sagen Zettel, Stift, Radiergummi und sogar Excel-Vorlagen den Kampf an. 
Worum es geht: Gastronomen und Hoteliers verbringen Stunden damit, Dienstpläne zu schreiben, zu korrigieren, Ersatz für ausgefallene Mitarbeiter zu finden, Tauschanfragen zu bearbeiten und Arbeitszeiten zu dokumentieren.
Kaum eine Aufgabe ist herausfordernder und kostet den Gastronomen und Hotelier mehr Zeit. Diese Zeit steht dann aber nicht mehr für die wirklich, wie zum Beispiel die Gastfreundschaft im Restaurant und im Hotel zur Verfügung. Der Fachkräftemangel im Hotel und im Restaurarnt sorgt überdies dafür, dass die exakte Personalplanung immer wichtiger wird. Und dann muss bei der Personalplanung auch noch jeder Schritt den gesetzlichen Anforderungen und Dokumentationspflichten genügen. Hilfreich sind hier Software-Lösungen, die eine einfache und intuitive Personalplanung möglich machen.   

Gute Personalplanung in Hotel und Restaurant: Wissen, wer wann zur Verfügung steht
Ein sinnvoller Personaleinsatz in Hotellerie und Gastronomie, der die Anforderungen des Unternehmens und der Mitarbeiter berücksichtigt, ist mit herkömmlichen Mitteln in Restaurants und Hotels schwer zu gewährleisten. Vor allem die unterschiedlichen und wechselnden Verfügbarkeiten der Mitarbeiter im Gastgewerbe erschweren eine langfristige Vorausplanung in der Branche der Gastfreundschaft. Der erste Schritt auf dem Weg   zum funktionierenden Dienstplan ist daher das Wissen darüber, wann die eigenen Mitarbeiter zukünftig am wirkungsvollsten eingeteilt werden können. Mit einer aktuellen Software zur Personalplanung erkennen Unternehmer in Hotels und Gaststätten heutzutage auf einen Blick, welcher Mitarbeiter wann zur Verfügung steht und für einen Einsatz eingeplant werden werden kann. Denn die Mitarbeiter in Hotels und Restaurants teilen den neuen Programmen zur Personalplanung oft selbst mit, wann sie anwesend sind und welche Schichten sie künftig regelmäßig übernehmen können. So lassen sich bei der Erstellung der Zeitpläne mit einem Programm zur Personalplanung im Gastgewerbe genau die Personen einteilen, die auch   wirklich zur Verfügung stehen, die arbeiten können und wollen.
Personalplanung im Gastgewerbe: Kommunikation als Schlüssel zum Erfolg. 
In vielen Unternehmen in Hotellerie und Gastronomie werden die geplanten Schichten den   Mitarbeitern oft sehr kurzfristig präsentiert. Und nur wenige Gastronomen oder Hoteliers veröffentlichen ihre Dienstpläne bislang überhaupt online. Schätzungsweise Prozent der Wirte nutzen die modernen Programme zur Personalplanung. In der Hotellerie liegt die Zahl etwas höher. Direkte Kommunikation ist dabei der Schlüssel zur Führung eines Unternehmens im Schichtsystem. Im besten Fall erhalten Führungskräfte und Angestellte stets einen aktuellen Überblick darüber, wer wann arbeitet und ob es Änderungen oder andere Neuigkeiten gibt. Mit den neuen Systemen zur Einsatzplanung erreichen Wirte alle Mitarbeiter einfach per E-Mail oder Textnachricht, schreiben einen einzelnen Angestellten oder eine bestimmte Mitarbeitergruppe ohne Umwege an. Kommunikation darf natürlich   keine Einbahnstraße sein. Und so versetzt Software auch die Mitarbeiter in die Lage, Vorgesetzte online zu erreichen. 
Verlässliche Dienstpläne sorgen für motivierte Mitarbeiter in Hotels und Restaurants
Da sich die Anforderungen an Unternehmen mit Schichtsystemen wie in der Gastronomie oder Hotellerie ständig weiter entwickeln, sollte auch die Planung des Personaleinsatzes entsprechend flexibel gestaltet werden. Für die Mitarbeiter ist aber auch die regelmäßige   Einteilung in vergleichbare Schichtmuster entscheidend. Wenn die Team-Mitglieder wissen, was sie erwartet, können sie sich darauf bestmöglich einstellen. Verlässlichkeit in der   Dienstplanung verringert den Stress, erhöht die Einsatzbereitschaft und Motivation der Mitarbeiter. Ein konsequentes und zuverlässiges System zur Planung der Dienste reduziert   ferner die durchschnittlichen Fehlzeiten und ermöglicht Teams, eine noch bessere Zusammenarbeit. Und schließlich fühlen sich die Mitarbeiter durch eine berechenbare Einteilung auch sicherer, was ihre geleistete Stundenzahl und ihr Gehalt angeht.
Urlaubsplanung leicht gemacht.
Auch bei der Urlaubsberechnung leisten heutige Personalplanungssysteme praktische Dienste: Zeitraubende Aufgaben, wie die Berechnung des individuellen Urlaubsanspruchs oder die Beachtung tariflicher und gesetzlicher Bestimmungen, erledigen die gängigen Programme automatisch und halten den Gastwirt oder Hotelier immer auf dem Laufenden. Auch die Mitarbeiter bleiben so auf dem neuesten Stand beim Urlaubsanspruch, bei den genommenen und beantragten Tagen. Dadurch gelingt die Planung künftiger Urlaube genauso leicht wie der Abbau von Über- oder Minusstunden.
Mit den Mitarbeitern dank Personalplanungs-Tool auch unterwegs vernetzt
Viele moderne Online-Personalplaner bieten zudem die Möglichkeit, bestimmte Funktionen per App auch von unterwegs über das Smartphone zu nutzen. Der Gastwirt oder Hotelier informiert sich mit seinem mobilen Endgerät über die aktuellen Arbeitszeiten der eigenen Belegschaft, bearbeitet die Dienstpläne oder vergibt offene Schichten. Auch die Mitarbeiter profitieren: Die gängigen Systeme ermöglichen es den Angestellten, eigenverantwortlich   einen großen Teil der Planung zu übernehmen. Die Kollegen tauschen ihre Stunden selbstständig und kommunizieren miteinander für eine optimale Schichtverteilung. Der Chef oder die Chefin behalten natürlich stets den Überblick und geben die Änderungen frei –  die Feinabstimmung hat das Team allerdings bereits erledigt. So erhalten Gastgeber die volle Kontrolle bei verringertem Arbeitsaufwand.

Arbeitszeiterfassung in Hotels und Restaurants: Fairness durch punktgenaue Abrechnung
Viele kleine und mittelständische Restaurants und Hotels zeichnen die Stunden ihrer Mitarbeiter noch auf herkömmliche Art und Weise auf: Am Ende eines festgelegten Zeitraums werden einfach alle eingeplanten Stunden zusammengefasst und die errechnete   Stundenanzahl für die Lohnabrechnung genutzt. Ein solches System hat jedoch einen entscheidenden Nachteil: Sollten sich im Abrechnungszeitraum Mitarbeiter verspätet haben, oder früher oder später gegangen sein, werden diese Fehlzeiten nicht erfasst und nicht korrekt bezahlt. Heutige Systeme zur Zeiterfassung ersetzen dies durch eine zeitgemäße und in der Regel webbasierte Plattform, die die internen Abläufe rund um die Zeiterfassung exakt steuert und verwaltet. So wird die Planung gestrafft und nur noch die tatsächlich geleistete Arbeitszeit vergütet. So entsteht auch eine faire Abrechnung, die alle Angestellten im Betrieb zufriedenstellt. Zudem bieten einige Systeme heute auch schon Schnittstellen zu gängigen Lohnabrechnungssystemen und somit eine automatisierte Abrechnung an.
Mindestlohn in Hotellerie und Gastronomie. Personalplanung schützt vor Fallstricken
Seit dem 1. Januar 2015 gilt in Deutschland der gesetzliche Mindestlohn. Durch die damit verbundenen Regelungen zur gesetzlichen Aufzeichnungspflicht wurde das Thema Arbeitszeiterfassung sogar noch entscheidender. Da heutige Systeme alle wichtigen   Faktoren automatisch erfassen, erhalten Gastwirte und Hoteliers die passenden Werkzeuge an die Hand, um bürokratische Hürden zu überwinden und den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.
Welcher Hoteliers oder Gastronom sollte digitale Personalplanungssysteme nutzen?
Digitale Personalplanungssysteme lohnen sich ab einer bestimmten Mitarbeiterzahl. Für Kleinstbetriebe dürfte der Einsatz kaum in Frage kommen. Ab fünf oder zehn Mitarbeiter aufwärts können sich die neuen Systeme aber als verlässliche und nützlicher Helfer erweisen.
Gute Gründe für moderne Personalplanung:   
In die Zukunft: Planen Sie Ihr Personal im Voraus und vermeiden dadurch Engpässe und häufige Änderungswünsche. Das spart Zeit und schont Ihre Nerven.
Gemeinsam: Ihre Mitarbeiter bearbeiten ihre Verfügbarkeit selbst. Damit erkennen Sie auf einen Blick, wer wirklich zur Verfügung steht.
Automatisch: Zeitraubende Aufgaben, wie die Berechnung des Urlaubsanspruchs, erledigen moderne Systeme von allein. So sind alle auf dem neuesten Stand. 
Unterwegs: Viele Online-Personalplaner bieten Apps für unterwegs. Wo auch immer Sie sind, informieren Sie sich über die aktuellen Arbeitszeiten, bearbeiten Dienstpläne oder vergeben offene Schichten. 
Kommunikation: Mit modernen Systemen erreichen Sie Ihre Mitarbeiter in Sekundenschnelle. So tauschen Sie spontan Schichten oder finden kurzfristig Ersatz
Abrechnung: Eine punktgenaue Zeiterfassung ermöglicht eine faire Abrechnung. Dadurch straffen Sie die Planung   und vergüten nur die tatsächliche Arbeitszeit.
Mindestlohn: Heutige Personalplaner erfassen automatisch   alle wichtigen Faktoren. So überwinden Sie bürokratische   Hürden und werden den gesetzlichen Anforderungen gerecht.